幾年以前，當 Adobe 推介 PDF 資料格式用作高檔印刷的時候，大家就預感到 PostScript 要被 PDF 所替代。幾年下來，PDF 流程各環節的發展，靜悄悄的進行，現適逢網路活動下滑，傳統出版在受到波及之餘，使用 PDF 的作業流程，逐漸浮現檯面。
PDF 創始的原意在提供一個無紙辦公室的平台，沒想到立即被出版界看中，因為 PDF 的 P(Portable) 字，頗為誘人。PDF 雖為檔案格式，但以頁為單位，每頁裏的字體、圖片全部包含在內，所以移到別的系統不怕缺東缺西解譯不出來，正好彌補 PostScript 的缺失。只是 PDF 原不是為高檔印刷所設計，把 PDF 溶入冗長的印刷作業流程，免不了有些斷續破碎之感，直到 Acrobat 4 與 PDF 1.3 的推出，才有相當的改善，使 PDF 作業流程逐漸成形。
到底 PDF 作業流程包含那些事？簡單的說，是從組頁完成到輸出這段流程，包括把組頁完成的資料轉成 PDF 格式、檔案檢查、錯誤更正、色彩調整、補漏白、分色、輸出。如需要更進一步自動化，可將印刷需要的油墨與裝訂資料（CIP4），傳到印刷與印後系統。
把製作完成的稿件轉成 PDF 格式， Adobe 最早推出 Distiller，以後又有 Normalizer 把 PostScript 組件轉成 PDF，供 OEM 廠商使用。但有時產生混淆，像ADOBE PDF Writer，則是以辦公室用的低檔為主，不適用在高檔印刷上。而飛前檢查（ Preflight ），檢驗參數與圖文完整一致，亦為不可缺少的步驟。
PDF 的優點，在不能更改，以確保資料的安全，但在印刷出版的流程上，這反而成了缺點，所以出現許多能更正文字的軟體，而不需回到原製作軟體更改。除了文字，色彩的更動更為複雜， Adobe 的 InProduction 可作色彩空間的轉換，及增刪 ICC Profile；即將推出的 Gretag Macbeth，則號稱有較多的色彩變更功能。
理想的 PDF 作業流程，是僅有一個合成檔（Composite File）在流動，直到最後才分色輸出，但如果進來的就是分色檔（DCS, TIFF-IT, Copydot 掃描等），即使轉換成 PDF 格式，以後每一步驟都得分別處理每一分色檔，增加不少困難。例如補漏白（ Trapping ）如果在在 Quark Xpress 上製作，就必須用分色檔一路走下去。但這一情況，可望使用 Seps2com (CreoScitex) 軟體，把分色檔重新合成一組合檔。在 PDF 檔補漏白，目前只有 Adobe 的 In-RIP Trapping 及 Harlequin 的 Easy Trap；以及幾家大型整體系統有此功能 ，其餘只有靠前端組頁軟體（如Quark Xpress）了。有些原來製作補漏白軟體的廠商，將 PDF 先回轉成 PostScript，再作補漏白的動作。
用 PostScript 檔併大版，不但資料量大，而且在 RIP 上亦耗計算資源，所以有先 RIP 再併大版輸出做法，如嶄新科技的 PostRIP 即是。PDF 資料量較 PostScript 小，併大版較快，所以製作併大版軟體廠商，多趕製能支援 PDF 併大版的功能。但在PDF 流程完全順暢，及 RIP 無錯解譯 PDF 檔之前，RIP 後併大版的作法，仍應有存在的價值。
PDF 作業流程的最後步驟，即是分色、輸出，包括出血、裁切、印刷標記等的製作，以及輸出時的監控，以確保完整與品質。而整體作業流程，也需用自動化控管機制，以減少人工作業，與人為的疏失。
PDF 作業程的整體系統，先由 Adobe 提出 Extreme 結構，現在正式成形能用的，有 Agfa 的 Apogee，與 CreoScitex 及 Heidelberg 的 Prinergy ，系統裏的每一功能都自成程式模組，每一模組運算後的結果，都能自動傳到下一流程步驟，流程最後製作 CIP4 資料，供印刷及裝訂使用。這類的整體系統僅有一個使用介面，操作簡單，各模組間溝通相容都不成問題，輸出的的品質容易掌握。當然，採用這類的系統，要支付較高的價格。
對中小型的作業規模，無能力支付高價位的整體系統，則可自行在市面上購買不同功能的軟體模組，自行組裝。據 Seybold 提供的自行組裝計價表，以一個中型的印前製作規模，最便宜可以 $2,713 美元組成系統，最貴的也不過 $12,792 美元。自己組裝固然便宜，但要付出相當的代價，除了對流程的技術細節了解以外，從不同廠商買來程式模組，其間的連接、以及能否完全自動運作，都可能遭遇問題，現在僅有少數（似多在歐洲）公司做這樣的嘗試。
被尊稱為 PDF 大師瑞士籍的 Stephan Jaeggi 建議，大家不必急著把作業流程轉到 PDF，而是要一步步的轉換，從中學習，就像以前從專屬系統到 PostScript 一樣。
本文連結網站（供列印參考）
Seybold 自行組裝計價表 < www.seyboldreports.com/specials/DIY.html >
Stephan Jaeggi < /www.planetpdf.com/binthing~webpageid,696.htm >
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