文件電子化,相互傳遞閱讀,直覺上可以不再列印、郵寄,省下不少列印與郵寄的費用與時間。但施行了這麼些年,所節省的列印,非常有限,遠不如當初大家所預期。美國伊利諾大學資訊管理研究中心與電子文件系統基金會 EDSF (Electronic Documentation Systems Foundation),最近發表了 2006 年文件傳播趨勢調查報告,說有 70% 以上採用電子文件的機構,僅微量減少文件的列印,或是並沒有未減少文件的列印,甚至有 8% 的機構,使用電子文件以後,文件的列印不減反增。
這份調查報告,是從各個相關協會的廠商與用戶會員名單,徵求自願參加調查的大型企業,然後從 411 家機構再篩選 280 家有代表性的「買方」,作調查對象,把相關的文件系統「賣方」全部排除,以免偏差。問卷設計成電子文件對文件列印的直接影響,排除其他影響列印數量的因素,諸如客戶的增減。這 280 家調查對象,包括金融、製造、政府、教育各領域的機構。調查結果如下:
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39% 的列印數量微幅減少了 10% 以下
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34% 的列印數量與以前相同
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11% 的列印數量約減少了 10 - 30%
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4% 的列印數量約減少了 30 - 45%
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4% 的列印數量約減少了 60 - 80%
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0% 的列印數量減少了 80% 以上
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8% 的列印數量反而增加
這項調查統計結果,可以作多種不同的解譯,但較為邏輯的解譯,是調查對象對減少列印的誤解。許多企業採用電子文件,都做了錯誤的假設,以為份文件只要在電腦畫面顯示,相對的就可以不再列印這份文件。但一旦施行起來,夾雜著許多別的因素,原本認為可以大幅度減低列印的文件,最後不列印的文件數量微乎其微。上線以後加入的人數不夠、上線之後同時也允許列印、為了資料安全列印存檔、法規需要某些文件列印等等,都是原因。
調查報告列出十二種阻礙電子文件發展的原因,依序排名為:
彩色列印,也是今年調查的重要項目,彩色列印不但比例增加,而且用途的領域,也從原來市場行銷相關的資料,擴展到例行的異動文件,像是各種帳單、信函、通知、財務報表。主要原因是彩色列印的成本逐年下降,以及彩色文件較單色能提升效用,獲得市場的確認。2005 年的調查報告,列印 10% 以上彩色文件的機構有 19%, 2006 的報告提升到 31%,而不用彩色列印的機構,也較 2005 年減少。以下是兩年報告的比較:
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彩色列印量在 1% 以下 --- 31.07%(2006) 47.83%(2005)
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彩色列印量在 2 - 5% --- 23.93%(2006) 18.21%(2005)
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彩色列印量在 6 - 10% --- 13.57%(2006) 14.95%(2005)
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彩色列印量在 11 - 25% --- 14.64%(2006) 8.15%(2005)
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彩色列印量在 25%以上 --- 16.80%(2006) 10.87%(2005)
報告的結論說,電子化的傳播仍繼續快速成長,儘管電子文件藉網路傳遞,讓我們便利閱讀,但不表示可以直接轉換成列印的減少。以 2006 年為例,紙張文件佔 99%、不需列印的電子文件僅佔 1%;到了 2010 年,電子文件增加一倍以上,但其中不需列印的僅增加到 15%,使印文件相對減少到 85%。
所以,電子文件與減少列印,不是一對一的增減替換。
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