生產流程當中最麻煩的事情就資料重覆的輸入，不但浪費人力也不一定正確性高。為了快速反應客戶的需求，從報價作為系統整合的切入點也是令人耳目一新的。
前言
今年四月，PrintCafe宣稱採用另一系統工具做為快速的反應和服務，PrintSmith正式加入了此行列。它讓報價和追蹤稽核等事情變得更容易了。而這不是今天才發生的事情，早在1987年這些軟體就已經陸陸續續的蓬勃發展了。而您還在用人工方式報價嗎？您的商機可能就遲了一步。
六月中旬，在Connect 2001 PrintCafe 年度會員大會的會議上，PrintCafe首次將其網路印刷管理軟體PrintSmith的網站介紹給其使用者。
估價是生意的源頭
服務客戶的速度永遠不嫌慢。從報價開始至生產過程到交貨後的服務，快速的反應不但是對客人的尊敬，更是表現公司形像的最佳口碑。如果你的產品是像麥當勞一貫化的商品，或許您不會太在意報價上的問題，您只需掌握住市場動態快速反應即可。但是，大部份的印刷買和賣者卻有不同的需求，他們的設計和產品是多樣化的，過程也依客戶的需求而定，所以報價是您和客戶接觸的第一面，不但要報得有競爭力，更要有利潤可圖才行，而最基本的要求是不能少算了那一過程和算錯了數字等問題。但是，這些情形似乎天天都在重覆上演著，特別是剛踏入此領域的新鮮人都有著同樣的苦惱和恐懼。報價是生意的源頭，也是一大難題。
估價的自動化
在工廠裡常看到營業人員下班了後才開始一連串的報價動作，生意好做起事來應該很高興才對，但大部份的人都覺得很麻煩，眉頭深鎖。因為，單純的報價可能不再單純了，營業員可能要將以前客戶的資料調閱出來查看上一次的參考價格，然後再依客戶的需求查詢市場的排價等，最後還要再三的審視是否遺漏了生產中的那一過程和數目，等到要下班才又發現這樣的價格可能連接單的機會都沒有等等。您覺得營業人員需要花這麼多的時間嗎？您覺得客戶只對您一個營業人員嗎？他在敘述印件狀況時詳細嗎？誰來稽核您的報價單呢，時間來得及嗎？
估價應該要自動化了。因為您不能讓您的營業人員恐於報價、疏於報價而裹足不前。您也不應該讓您的營業人員花太多的時間於報價問題上，因為他還有很多的事情等著去做、去開發新市場。營業的方向才是客戶的需求、才是未來工廠的方向。營業人員在公司的角色要被重新認知和朔造，因為他們的價值不再於處理例行的工作，他們的價值應是聽得懂客戶的聲音和了解市場的供需狀態。所以，有人覺得一套報價體的價格是高或者不貴，端看您怎樣看待此軟體的價值了。
從報價開始整合
有了報價自動化的軟體後，事情才剛要開始而已，因為在交付生產前最怕的一件事情就是重新輸入，這樣的風險更大，可能導致生產錯誤，也可能發生財務上不一致的問題等。因此不少的報價軟體也強調了印刷資源的整合，不但能將報價轉訂單、開立各流程的工單、委外製作單、送貨單、發票、入帳查核等等，還能結合ERP系統達到生產排程、備料、庫存等諸多問題。所以，你要選擇的不只是單一的報價軟體而已，您需要的是一套能幫您管理的系統。
估價軟體現況
PrintSmith/printCafe (http://www.printcafe.com/)
在PrintCafe還沒問世之前，1987年時就有此系統了。M DATA公司將此軟體切割成不同的模組以組合成適合不同工廠的需求，而且他的平台有Win 95, 98, NT, 和MAC。其模組約有：估價器(Print Smith Estimator)， 全功能，多人使用版本、代印店和可攜式版本等模組。他們廣告宣稱的口號是：您幫您省下太多的時間，就是幫您賺大錢。
PowerQuote (http://www.macestimating.com/)
只有MAC版本，適合中小型印刷廠的軟體，同一印件可以依客戶所定義的項目計算出至少六種不同答案和獲利率的報價。另外，也結合的流程管理，依照訂單開立檔案夾，並對相關的流程做追蹤和回應。讓您可充份掌握最新的生產訊息。
PrintLeader (http://www.printleader.com/)
很直截了當的說他的軟體是適合中小型印刷廠規模。從二人至十人，甚至到50人的工廠都適用他們的軟體。包含了估價、訂單、發票、會計科目、生產管理、資料收集和條碼系統等功能，而且所有的生產狀況都能情楚的掌控，目前的平台只有WINDOWS。它還有一大特點，就是可於同一印件，採用不同的紙張和印墨都可得到不同的報價，還可以列印出來、傳真、或email給客戶，非常的人性化。
Printer's Plus (http://www.printers-plus.com/)
其估價的軟體名稱為QuickQuotes，可在許多的平台上執行，如Dos, Unix, & NT。他的功能包含了成本設定、價格制定、與歷史資料比較、尋找和追蹤管理等。除此之外，也提供了電子商務的相關配件。
Printer's Plan (http://www.printersplan.com/)
以Windows為平台，發展出的功能有價目表、利潤空間設定、緊急報價、工作排程和訂單追蹤等。
PrintPoint (http://www.printpoint.com/)
他也強調跨平台畫面的一致性和易於操作，幾乎所有的工作都可以在單一的畫面上完成，不需在不同的選單上做切換。目前有三種主要的版本，基礎型、專業型和豪華版。大體上的功能不外乎估價、與歷史資料比對、和生產管理、報告資料等。
Franklin Estimating Systems
(http://www.franklinestimating.com/)
較特別的地方是允許讓使用者訂義自己的報表和表格。並且能將資料輸出至會計軟體，如PeachTree, MYOB, QuickBooks或自己的資料管理系統。
你的選擇為何
不管網路來不來，減少錯誤就是賺錢，特別是在現今利潤微薄的時期，如何保持優勢才是經營之道。或許您會覺得第一次使用時很麻煩，但只要留下歷史資料和資料庫管理等，您的分析和判斷只會更正確，更自動化。您要選擇的人工重覆的輸入還是自動化的工具！
參考資料
1. www.quickprint.com
2. www.printcafe.com
3. www.printpoint.com
4. www.printsmith.com
5. www.printers-plus.com
6. www.macestimating.com
7. www.printsplan.com
8. www.franklinestimating.com
