資訊技術研究機構 Forrester Research，最近發表去年對出版與媒體業資訊技術主管的調查報告，主題是對數位資產管理（(Digital Asset Management、簡稱 DAM）的看法，準備花多少錢、安裝系統做麼用。結果這些技術主管認為，安裝一個龐大跨企業、連到每人的桌上電腦、並能滿足所需的數位資產管理系統，形同神話。
大多技術主管認為，目前的 DAM 系統，價錢太貴、需客製化的地方太多、而且廠商對他們的需求並不了解。雖然有 32% 有興趣安裝大型 DAM 系統，但以目前情況，寧可考慮小型、成熟、解決局部問題的系統。至於花多少錢來管理數位資產，意見頗為分歧，從免費、幾十萬美元，到五百萬、一千萬美元都有，但費用包括硬體、軟體、服務、資料儲存、與人力。
數位資產理的用處在那裏？有九成以上說是把原有的資料內容再生(Repurpose) 使用，有八成說可以減低製作成本，其他如跨部門合作佔五成，創造利潤、加速更新四成，其餘如多媒體出版、提升品質、增加廣告等都在四成以下。比較特殊的，是版權管理，僅佔一成六，可見版權還沒那麼被優先考慮。
問到現對數位資產怎麼管理？每人列出來的都一串清單，沒有一家出版或媒體機構使用一個系統，來管理所有的事。Forrester 最後的建議，找到最需要管理、獲益最多的地方，用開放適用的工具起頭，從小處著手，免得花大錢得不償失。
美國明尼蘇達州一家印前作公司 Colorhouse，有三十七年歷史，雇用 115 位員工、分三班作業，通常使用 3TB (3000GB) 的連線影像，另外有 6TB (3000GB) 的近乎連線（離線儲存但可立即連線）影像儲備。一天，一個客戶要使用他們儲存在這家印公司影像的 FPO (For Position Only) 版本，問題就來了。FPO 是印前作業畫面上定位用的圖片，常是由高解晰度轉換成的低解晰度影像，輸出時再換成高解晰度，是作業流程中臨時產物，要把它們取出來並不容易。
為此，Colorhonse 特別找了 Brigh Tech 公司，發展軟體系統來滿足類似的需求，經試用滿意，雙方同意將這一軟體在市面出售，稱之為 MediaBeacon，成為目前看好小型數位資產管理系統。這個系統價格便宜（從一萬美元起），安裝簡單、不需資訊專業技術，使用的介面是網頁瀏覽器、不需特別軟體，而且支援 80 種檔案格式，很多用戶都把這個系統用在影像圖片的管理上。
BrighTech 公司說，別的資產管理系統，一進去就不容易出來，等於把用戶當作人質，但 MediaBeacon 卻給用戶充份的自由。無論是 Thumbnail、元數據 Metadata、或原始資料，都可以普通拷貝資料的方式移動，也可以集合許多資料，製成 PDF 格式的索引，使於查閱。系統所以這麼靈活，是因為整個系統用 XML 規格製作的，然後用一般檔案儲存，其中雖然也用到資料庫，但為的是運轉加速，並不是資料儲存庫。不用資料庫來管理，就不會因資料庫故障使系統癱瘓、甚至資料損失，同時沒有使用資料庫的用戶，也一樣可以安裝 MediaBeacon。不用資料庫的另一特點，是容易發展插件，把畫面從組頁（如 Quark）系統裏抓下來。
MediaBeacon 雖然可用在各種數位內容上，但其發展來自影像處理，所以影像處理功能頗強。除了能支援 80 種資料格式之外，可以製造 Thumbnail 小圖、輸入管理資料、把圖片切割、格式轉換、色彩空間轉換等等，變換的結果，可下載到桌上電腦觀看，但原稿始終仍保存不變。目前僅有 Windows 版本，Mac OSX 版本即將推出，讀者可進入其網站展示區（僅輸入電子郵址即可），親自上線操作體驗一下功能。
在目前的環境之下，採用小而美的數位資產管理系統，也許不失為適當的做法。
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