大家討論XML（註一）時，常常提到「資產管理」，聽起來可不是「庫存管理」。
許多廠商都正在推動或使用此語言（註二）來建構各種不同領域之管理工具，分別冠上文件管理(Document
Management)、資產管理(Asset Management)、內容管理(Content management)等等的標題，不一而足。
文件管理自從開始利用電腦來作文件的時代就有了，只是以往的文件，印刷品質較差，圖形、影像甚至彩色都有所不足。直到「桌上排版」風行以後，文件雖然品質大幅改善之後，但是沒有統一有效的文件『交換』格式，文件管理的技術只能作到將不同的文件格式分別放在電腦磁碟裡，找得到而已。
文件決定產品上市的時程
但是不管是哪一家公司，其生產流程必定伴隨著文件，如果文件尚未完成，產品肯定無法上市。一家銀行推出新的服務方案，如果標準作業程序的文件沒有送到各地分行的櫃檯上，此產品一定無法銷售。
拜耳公司,由於製藥過程中的許許多多管理文件和抽樣紀錄影響生產的效率和品質，所以建立一套結合品管、管理事務，工程和檢驗的文件管理系統，結果縮短其藥品上市的時間，同時維持原有的品質與符合藥品檢驗局（FDA）的標準。
Kvaerner公司造船、造橋、開隧道、石油煉解以及各種工程管理服務，分支單位遍佈全球100個國家有55,000個員工，他們因為全球性的重要生意文件的延誤，喪失許多國際標案的機會；去年投資文件管理系統，預計一年可以節省七百萬英鎊，主要來至標準管制與合約文件的正確性提高，光是原來尋找工程圖的時間從幾天變成幾秒，就多能爭取許多標案了。
電腦軟體公司所有的規格、設計、程式和手冊都是電子形式，所有進度必定決定於文件完成之後，如果沒有完整的管理系統，不但品管、進度無法控制，沒有管理的文件之專案，一旦負責工程師離職，其負責的產品勢必無法銜接或是維護，等於沒有該項產品一樣，你說這些算不算資產？
資產管理
是資產就應該有效的管理，跟其他的資產一樣。何況這項資產與公司產品的進度息息相關。
既然非管不可，資產的有效利用才是管理的終極目標，以單一物料的規格文件為例，從進貨檢驗報告、生產單位的作業手冊、品管報告，以至於產品型錄上的規格說明，到售後服務部門的維修手冊，現在可能還需要將這些規格說明貼上網站，提供內部或客戶的查詢服務；看來都需要相同的文字、圖片資料。如果在舊文件管理系統中，以上提到的步驟使用的資料，可能因為在不同的部門中利用不同的應用軟體製作，所以每一流程都得重新收集資料才能開始生產。如果你是企業主，第一件事想改革的，應該就是這一長串流程中，如何節省這許許多多重覆投資的人力與物力。
如果有資產管理系統，所有部們是不是應該在同一位置找到同一筆「原資料」，在各階段中去產生必要的文件？
內容資料再利用
這就是XML這種文件格式的特點－再利用(repurposing)，資料庫存的是內容（Content），保存的是「原資料－row
data」，當你需要排版，可以用排版系統來將原資料變成漂亮的印刷品，如果要上網出版，XML還有另一特點，你可以在其中加入表現（Presentation）的部分展現精美的網頁。因為是「原資料」你要搜尋其中的內容，根本不用擔心是否有多餘的控制碼來干擾。
企業再造應該考慮資產管理
現在台灣企業因應Y2K和ISO9000的品管標準需求，投下大量資金進行企業再造（Re-engineering），如果只是將過去的MIS（Management
Information System）從迷你電腦系統搬到開放式的主從架構來，這樣的再造可能以後還得再想個題目「再再造」一回。才能應付瞬息萬變的商業競爭。
註一：大家都知道HTML(Hyper Text Markup Language)是一種以標籤(tag)標示(Mark-up)文字資料的電腦語言，我們在網頁上看到的盡是HTML，他可以表現完整的網頁資訊，不只是文字、圖形或是影像，連多媒體也行。XML則是另一種稱為（eXtensible
Markup Language）可作為架構式文件的格式，適合『交換』的文件語言格式。
註二：大部分Content Management廠商都是SGML的老文件管理廠商，所以SGML作為資產管理的工具，仍佔相當的比例。唯XML清薄短小，才是他成為新文件管理的主流。
