一般大公司有自己的 IT 部門，也有足夠的資源可以利用一套 Lotus Note 或微軟的 Exchange 來架設電子表單，利用網路的便利來管理從辦公室部門間的聯繫。既然網際網路連結了所有的工作夥伴，大部份的中小企業也有相同的需要，於是數位辦公室服務公司因應而出現。

你一定會覺得奇怪，你已經有電子郵件和各種辦公室應用軟體，微軟的 OutLook不是已經夠用了嗎，為何還需要數位辦公室呢？數位辦公室能提供什麼有意思的服務呢？
最基本的數位辦公室功能就是任何規模的組織內通訊，不用 IT(Information Technology) 工程師數位辦公室已經幫你架設好了完整的網路群組軟體功能，不論是電子郵件還是公文管理，只要你們一起上網際網路就行了。

到底什麼樣的人才能利用數位辦公室？

一、 小公司，許多小公司可能沒有時間、IT 資源或是錢來建構一套高
         檔的辦公室數位環境，數位辦公室就是理想的工具，今天還都是
         免費的。
二、 遠距或分散的用戶，如果貴公司的員工常常旅行，或是分散在兩
         岸三地，數位辦公室可以解決遠端通訊的困擾。
三、 大公司裡的小工作團隊，不需要特定的 IT 支援就可以自行在團隊
         中，建立流程與通訊機制。
四、 各單位之間的分工，公司之間也常有分工合作的機會，又不用擔
         心敏感的資料曝光，重要的是數位辦公室根本就在你辦公室的防
         火牆以外。
五、 IT 資源不足的單位，不論是公司或是個人多感覺到所需要的辦公
         室 IT 功能的代價，幾乎無法負荷。更何況是完整的、高效能的而
         且有效維護的辦公室功能。

儘管目前每一家網路上的數位辦公室能提供的功能不同，一般數
位辦公室的基本功能有下列幾項。

一、 電子郵件，通訊的基本工具。
二、 聊天室，即時和組員對談的功能。
三、 行事曆功能，像 Outlook 裡的行事曆，紀錄你的約會和群組間的
         會議時間，組員一起分享行程以便配合分工合作的時間表。
四、 分門別類的群組討論區設計，通常以主題分類，議題集中又方便
         蒐詢的格式，方便讓使用者參加各種討論。
五、 文件管理追蹤文件的版本，並且可以幫你將所有的文件歸檔。
六、 聯絡人管理能紀錄你的聯絡人，並且讓大家都能分享資訊。
七、 可攜性，可以讓你在離線情況下工作，或將做好的資料匯出到其 
         他的平台，例如你的 PDA 或是 Plam。
八、 專案管理，紀錄專案的進度與行程，包括整組相關人員的工作進
         度。

如果這些數位辦公室能增加每日星座還是農民曆這一類的功能，讓一些寧可信其有的愚夫愚婦，打開自己一天的行事曆以前先占占一天的運勢，未嘗不是適當的服務，如果多報喜少報憂，也算是功德一件。
如果能提供問卷功能，讓一般喜歡發雅文共享的朋友，能隨手拈來一個問卷調查一下，大部份你的朋友是否和你執一樣的想法，如果還能還能即時收到朋友點選的結果，那就更有樂趣了。問一下國民黨又要罷免總統了，你認為是一、英明的，二、愚蠢的，三、沒有意見，連戰先生可能急需這項實用功能。
以後 IDC (Internet Data Center) 網路磁碟中心一旦流行起來，不管有多少的資料，都能儲存在自己 IDC 的帳號下，那麼數位辦公室將使大部份的事務性工作人員使用的上網平台簡化到能上網顯示網頁就行了。
個人電腦將成為僅限於專業軟體工程師使用的工具，電腦也將會換個名字。