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那福忠,知名電子出版專家、網路作家。
   
  內容供應鍊
  那福忠 February 28, 2005
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    供應鍊 (Supply Chain),原來是用在商品上,從原料、製造、包裝、運送、批發、零售,最後轉到用戶手裡,把這一連串的事串在一起,好像一條鐵鍊,不能分開。內容供應鍊 (Content Suply Chian),也許是個新名詞,不過顧名思義,是把資料的製作串到一起的鍊條,換句話說,就是出版做業的流程。

     今天的環境,不論是製造商品或是提供服務,大家都有一個共同的產品,那就是出版。不光是報紙雜誌書籍的出版業者,任何企業都免不了製作一些資訊分送給內部或外界使用,企業內部的報表、工時表、作業手冊,以前是用不同的設備、不同的系統分別製作,現在則集中成一個流程,宛如一條生產線,所以稱之為內容供應鍊。

     美國新澤西州的 Innodata Isogen 專門替顧客做內容供應鍊的服務,副總裁 George Kondrach 最近撰文指出,今天的企業除了製造商品或提供服務,還要依賴很多附屬的資訊產品,製造出一件商品,所附帶的有說明書、網路註冊、線上服務、會員期刊、還要不時告知新產品的電子郵件。這些資訊產品雖為「附帶」,其製作的複雜程度,實在不下於商品本身。Kondrach 雖然有替自己宣傳的味道,說這一串流程的運作,已超出企業資訊部門的能力範圍,應該由專業機構來做,但這一趨勢卻越來越明顯。Kondrach 認為,資訊內容已經成為企業賴以存活的麵包。

     企業的麵包與我們吃的麵包,在製作的理念上沒有太大的區別。吃的麵包供應鍊從麥田農場起頭,把麵粉用卡車運送到麵包製造廠,經過活麵、烘焙、切割、打包,然後再經卡車運送到批發商,再到零售店,最後到我們的餐桌上。企業的麵包,有同樣的製程,資訊經創作之後,經整理、儲存、排列、編輯、加工、製作,最後出版、分送到使用人的桌上。這一資訊產品的製作,可能經過十數個工作站,經區域化、數位化、製作索引,最後轉到讀者。

       與製造麵包相同,內容供應鍊的效率,可以讓企業獲利、也可以讓企業虧損。根據 Kondrach 的估計,美國非出版業的大型企業,每年相當於 5% 至 9% 的營業額,花費在顧客面的文件製作上。這些顧客面的文件,有產品型錄、各類簡介資料、月報表等等,這對名列 Fortune 500 的大公司來說,可以解譯成數以十億美元的花費。除了顧客面的文件,企業內部的文件也不在少數,分析報告、備忘錄、進度報告、工時報表等等,所花的「出版」代價頗為驚人。因此,一個效能不彰的內容供應鍊所產生的衝擊,就再明顯也不過了。

    企業所產生的資訊內容,無論是客戶服務的資料、商品的使用手冊、或是電子書裡的一段文字,都務需有效率的納入當時的需求,同時能可靠的搜尋,並能與別的系統整合共用。這在技術上已經成熟,像資料格式的轉換與系統工程的運用,但目前的障礙,在企業對內容供應鍊的本質與重要程度的了解,要克服這一障礙,就要借重高度運用資訊的行業了,像出版、國防、太空、製藥、圖書館各業,因為這些行業,多年來從痛苦中學到許多寶貴的經驗。

     以下是 Kondrach 從許多出版業的經驗裡,整理出五條內容供應鍊在管理上最容易犯的錯處,供各大企業參考:

1.缺乏效率的程序

    別陷入花費人力的工作上,像花時間研究資料格式如何轉換,或是同樣的內容做一次印刷、再做一次網頁的重複工作。因為這些形同虛工,每年花上千百小時來製作已經存在的資訊。

2.組織的界線

       別讓企業不同的部門重複製作相同的資訊,像是各部門把同樣的資訊放到企業網站的不同位置。企業各部門的專家,都知道如何達成自己部門的目標,但少有看到企業整體輪郭的。

3.系統的限制

    多年來,企業各部門發展自己的系統,導致部門之間的系統互不相通,資訊不能相互解譯傳遞。老舊的專屬系統,缺乏開放性結構,不能把以前的資訊轉用到新的技術上。所以務必掌控內容的延續性,別讓一家幾年內可能倒閉的軟體公司,把企業給拖垮。

4.技術的限制

       別把扳手當榔頭來釘釘子,別用一個軟體超過其功能極限,MS Word 也許可用在排版上,但要費更多的時間來解決格式上的錯誤。許多公司讓資訊技術員工修補系統,為的是讓資訊可以從一個系統傳到另一個系統,但這種作法得不償失,因為運轉效能不但沒有整合好的系統高,而且還要在修補過的地方繼續不斷的修補。

5.資源的不當使用

    讓高技術、高工資的人力,僅做最重要的工作,而不應去支援很容易可以外包的工作上。一位編輯的主要技術是組頁,而網站則不必由企業內部員工設計。昂貴的資源,不應該用再重複的工作上。

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